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Comment les réunions virtuelles augmentent-elles l’efficacité ?

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Dans le monde des affaires, la technologie connaît un essor considérable. Par exemple, il y a eu une augmentation rapide de l’utilisation des tablettes et des smartphones, la production de logiciels de télétravail a augmenté et dans l’industrie mondiale les connexions se sont renforcées. Afin de rester rentables sur les marchés, les entreprises doivent adopter de nouvelles technologies pour garder une longueur d’avance sur la compétition.

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La vidéoconférence est l’une des technologies les plus précieuses pour aider les entreprises à rester connectées et à améliorer leur façon d’interagir avec les personnes situées dans diverses régions et dans différents fuseaux horaires, grâce à la possibilité de communiquer de façon non verbale ou de mettre l’accent sur le langage corporel qu’offre cette technologie. Selon le NonVerbal Group, 93% des communications s’effectuent de manière non verbale. Aujourd’hui, les entreprises s’appuient fortement sur une communication efficace. Il est très compliqué de déceler et décrypter les indices non verbaux que contiennent les messages instantanés, les courriels ou les appels téléphoniques, ce qui rend difficile le fait de communiquer efficacement et augmente les chances de voir un message être mal interprété, entraînant donc une faible productivité.

Toutefois, la réponse à ce problème est simple, un logiciel de vidéoconférence pour le secteur informatique. Une telle technologie, qui met l’accent sur les signaux visuels, garantit que le message original n’est pas mal interprété, car tous les participants se voient grâce à une transmission en direct. Sont énumérés ci-après certains des avantages les plus importants des conférences en ligne qui aide à améliorer l’efficacité des entreprises.

Moins de déplacements

Une réduction des déplacements se traduit par une réduction des frais, et par conséquent une plus grande productivité. Les voyages professionnels ont toujours un rôle clé dans le succès d’une entreprise, mais c’est également l’un des éléments les plus onéreux. La technologie permet maintenant aux gens de se rencontrer en personne, remplaçant de nombreux voyages coûteux, permettant des économies de temps et d’organisation.

Les rencontres en lignes sont généralement plus courtes, permettant de retrouver rapidement une période productive. Pour comprendre comment les réunions en lignes peuvent permettre à une entreprise de faire des économies, faites simplement l’équation suivante :

  • multiplier le nombre de voyages annuels que vous faisiez avec leurs coûts moyens, qui incluent le temps perdu à cause des retards, les frais, les repas, les hôtels et les prix des vols.
  • Comparez le résultat de cette opération avec le coût de l’installation d’une solution de vidéoconférence.

Le résultat ci-dessus indique que votre entreprise va atteindre un seuil de rentabilité en simplement trois mois une fois le système installé, augmentant son rendement de manière significative.

Une meilleure communication

La communication est le moteur du marketing, des ventes, de la production, de la gestion et de tous les autres départements de votre entreprise. Toutefois, la majorité de la communication professionnelle est toujours réalisée à l’aide de messages audio, de messages instantanés et de téléconférences audio. Aucune de ces options ne vous permet de voir l’expression faciale, le niveau d’intérêt et l’intonation de votre correspondant.

Avec les réunions en ligne, vous pouvez embaucher des salariés situés dans diverses régions du globe et communiquer avec eux en temps réel avec plus de précision grâce aux expressions et aux intonations de la voix. En fin de compte, tous vos projets sont réalisés bien plus efficacement et rapidement, vous établissez des relations et taux de productivité durables.

Léquilibre vie professionnelle-vie privée

Les réunions en ligne offrent un appui précieux pour le télétravail tout en augmentant la productivité. Vous pouvez proposer à vos salariés le choix du télétravail. En fait, une étude menée par GallUp indique que 58% des salariés pensent qu’ils peuvent être aussi productifs en télétravail que dans des locaux de bureau. Cela signifie un roulement du personnel plus faible et aucune perte de productivité. Selon les études, les travailleurs à domicile ont tendance à faire plus d’heures et à rester productifs, car ils évitent d’être aux prises avec le trafic pour aller ou revenir du travail. Grâce aux réunions en ligne, vos salariés peuvent toujours maintenir une forme de relation personnelle.

Un soutien

Vos attachés commerciaux et le personnel d’assistance sur le terrain peuvent utiliser les réunions électroniques pour améliorer leurs efficacité et productivité. Tenir une réunion virtuelle ne nécessite qu’une connexion sans fil et un appareil portable compatible. Les techniciens sur un site client qui cherchent à résoudre un problème complexe peuvent solliciter l’avis des experts situés au bureau pour déterminer les solutions possibles. Les attachés commerciaux en visite chez les clients peuvent discuter de certains nouveaux contrats et finaliser les négociations en appelant leurs collègues du département marketing et achats.

La gestion de projet

Les réunions électroniques facilitent la collaboration entre différentes équipes de projet. Lorsque les gestionnaires de projet ont besoin d’un avis de membres d’autres entreprises ou situés à un autre emplacement, ils n’ont qu’à organiser facilement et rapidement une réunion en ligne. Durant la vidéoconférence, les participants peuvent commenter et examiner des diagrammes, des documents et même les actualiser. Cela rend le processus de prise de décision plus rapide et cela garantit que tout le monde est au point en ce qui concerne l’aboutissement du projet.

Les réunions virtuelles vous permettent de tenir des réunions avec vos collègues, vos salariés ou clients situés dans différentes régions du globe via internet. Ce type de réunions ou conférences sont appelés virtuelles, car les participants n’ont pas besoin de se trouver au même endroit pour partager des informations ou communiquer. L’un des avantages les plus évidents est la diminution des coûts inhérents aux voyages, mais les entreprises qui mettent en place des conférences et réunions en ligne ont tendance à augmenter leur efficacité et leur rendement grâce à la rapidité accrue de la prise de décision, de la résolution des problèmes et de la simplification de la collaboration.

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