Les deux problématiques intemporelles des professionnels à travers le monde sont la perte de temps et le manque d’organisation au travail. Ces deux facteurs ayant un impact direct sur l’activité d’une entreprise, la mise en avant des outils d’organisation devient nécessaire. Selon l’étude Bien Au Travail, 50% du temps en entreprise est improductif. Cette perte de temps est consacrée aux tâches nécessaires, mais non productives, comme par exemple le traitement des mails. La pression des résultats et de la performance poussent les professionnels à trouver des outils d’organisation pour améliorer leur productivité au travail.
Depuis quelques années, les entreprises ont vu arriver d’un œil inquiet, les tablettes personnelles de leurs employés, ce que l’on appelle désormais le BYOD. Risque de perte d’informations, perte de données importantes, les DSI ne savent pas réellement comment attaquer ce problème, qui pourtant envahit les entreprises. Pour comprendre ce phénomène, il est important de connaître les raisons qui ont mené à penser cette nouvelle façon de travailler.
LA PERTE DE TEMPS EN ENTREPRISE, QUELS EN SONT LES FACTEURS ?
Les réunions professionnelles sont les premières causes de cette perte de temps. Ces rencontres sont inévitables dans le monde de l’entreprise, mais sont-elles pour autant si productives ? En observant de plus près, c’est en moyenne 62 réunions qui sont tenues par mois, par employé, ce qui correspond à 31h non productives par mois. De plus, selon les types de réunions, celles-ci représentent un coût annuel important pour une entreprise :
- Par projet : 3 000€
- Par client : 5 000€
- Par équipe : 10 000€
- Par exécutif : 30 000€
Un autre facteur de perte de temps en entreprise est le traitement de l’information. En moyenne, par jour, ce sont 110 mails reçus par employé ce qui représentent 25% du temps de leur activité. De même que pour une entreprise, le traitement des informations représente 150Go de données stockées par an, soit 12Go de données processées en moyenne par jour pour un employé. Autant d’informations traitées par jour rend les tâches répétitives avec une perte de temps en continu.
Ces différents facteurs de perte de temps peuvent être dus au fait que les outils d’organisation sont inadaptés. Par exemple, un professionnel perd 20 minutes par jour pour gérer son agenda, soit 10 minutes pour le maintenir et 10 minutes pour coordonner ces réunions. Plusieurs outils d’organisation sont proposés pour automatiser cette gestion mais on remarque que le papier reste encore très utilisé dans les PME :
- 13% pour gérer leur calendrier
- 32% pour gérer leurs projets
- 38% pour gérer leur ToDo
Ce qui représente 32% de leur activité. Toutes ces explications justifient le fait que les professionnels sont demandeurs d’outils d’organisation, pour faciliter les process et la gestion de leur activité. Si les entreprises commencent à y remédier, c’est principalement l’apparition des tablettes qui permet aujourd’hui d’offrir des outils de productivité au travail.
BEESY, UN OUTIL TOUT-EN-UN POUR LES PROFESSIONNELS
La pression des résultats pousse de plus en plus les professionnels à trouver des outils d’organisation pour le travail pour augmenter leur productivité. Cette infographie a été réalisée par l’application iPad Beesy, qui part du principe que toutes les informations saisies lors d’une réunion sont liées à l’ensemble des actions pour faire face à un projet.
Beesy offre une prise de notes intelligentes qui à partir de vos notes vous permettra de créer votre compte-rendu en 1 minute et générera automatiquement de votre to-do list et celle de vos collaborateurs. C’est une application de productivité complexe, multi-fonctionnelle pour l’iPad, qui cherche à changer la façon dont nous prenons des notes et collaborons. Pour rappel, Beesy répond à 6 attentes clés des professionnels :
- Un outil professionnel tout-en-un qui consolide l’information dans une seule App (Agenda, note, stockage, gestion des tâches…)
- Une prise de notes intelligentes permettant une saisie rapide et efficace
- Un compte rendu de réunion professionnel en moins d’une minute
- L’automatisation de la gestion de tâche à partir de ces notes
- La gestion d’équipe via la délégation de tâche au cours de la prise de note
- L’analyse des priorités par projets et par objectif
Beesy est une application efficace qui profiterait à toute entreprise qui cherche à organiser ses tâches quotidiennes de manière efficace. Les vastes guides d’aide, ainsi que son workflow bien pensé, en font une application très conviviale. La possibilité de personnaliser et de modifier les informations la rend également unique pour chaque type d’entreprise. L’application est très efficace pour gagner du temps pour ses utilisateurs et présente un format bien organisé, clair et concis.
Beesy décrit en détail les activités de gestion de projets, des tâches, des actions et des objectifs, y compris les responsabilités et les délais de participants impliqués d’une manière professionnelle et utile. Les développeurs de Beesy sont actuellement en train de développer l’application permettant la synchronisation multi-devices et la collaboration entre les utilisateurs.
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